עובד מפתח שמודיע על עזיבה מייצר שתי בעיות נפרדות שקל לבלבל ביניהן: אובדן היכולת, ואובדן היציבות אצל השאר. התגובה האינסטינקטיבית, לנסות לשכנע אותו להישאר, מטפלת בראשונה ולעיתים קרובות מחמירה את השנייה. שלוש נקודות: `48` השעות הראשונות קובעות בעיקר את הצד השני; הצעה נגדית פותרת לזמן קצר ויוצרת בעיה חדשה; והנכס שאפשר להציל במלואו הוא הידע.
סדר הפעולות
ארבעים ושמונה שעות
- ›ראשית, להגיב במקום להתגונן. תודה על ההודעה, ושאלה אחת: מה גרם לך להתחיל לחפש. לא מה הציעו לך. הראשונה נותנת מידע על העסק שלך, השנייה מובילה לוויכוח על כסף.
- ›להסכים על מועד ועל מסר. מתי בדיוק אתה עוזב, ומה אנחנו אומרים לצוות וללקוחות. הודעה מתואמת מונעת שמועות, וסביבת שמועות היא מה שמפיל עובדים נוספים.
- ›להתחיל העברת ידע ביום הראשון ולא בשבוע האחרון. תשעים אחוז מהעברת הידע המוצלחת קורית כשמתחילים מוקדם, ובעצם אף פעם לא כשדוחים.
- ›לדבר עם שאר הצוות תוך יומיים, אישית. השאלה שכולם שואלים בשקט היא האם גם אני צריך להתחיל לחפש. שתיקה שלך עונה על השאלה הזו בכיוון הלא נכון.
למה הצעה נגדית לרוב טעות
הצעה נגדית פותרת את הסימפטום ולא את הסיבה. אם העובד עזב בגלל כסף בלבד, העלאה תשאיר אותו, ובעוד שנה הוא יחזור עם אותה קלף. אם עזב מסיבה אחרת, והוא נשאר בגלל כסף, קנית עובד לא מרוצה במחיר גבוה יותר. יש חריגים, בעיקר כשהסיבה ידועה ופתירה ולא כספית, אבל ברירת המחדל היא לא.
העברת ידע שבאמת עובדת
מסמך חפיפה שנכתב בשבוע האחרון הוא כמעט חסר ערך, כי הוא נכתב מהזיכרון ותחת לחץ. מה שעובד הוא הפוך: שהיורש או המחליף מבצע את המשימות בפועל בזמן שהעוזב עדיין נמצא וזמין לשאלות.
אם אין עדיין מחליף, הדבר הבא הכי טוב הוא שהעוזב יבצע את המשימות תוך תיעוד תוך כדי, כפי שנעשה בכתיבת נהלים. וההעדפה היא לתעד את מה שלא כתוב בשום מקום: החלטות שהתקבלו ולמה, קשרים אישיים אצל ספקים ולקוחות, וכל מה שנמצא רק בראש.
שיחת היציאה, ולמה היא שווה
שיחה כנה עם מי שכבר עוזב היא אחד ממקורות המידע הכנים ביותר שיש למנהל, כי אין לו מה להפסיד. השאלה הנכונה איננה למה אתה עוזב, שעליה תקבל תשובה מנומסת, אלא מה היית משנה כאן אם היית במקומי.
שווה לקיים אותה כמה ימים לפני היום האחרון ולא ביום עצמו, וכדאי לרשום. אם אותה הערה עולה משני עוזבים שונים, זו כבר לא דעה אישית אלא תופעה, וזה המידע היקר ביותר שתקבל על העסק שלך.
תרגיל מעשי, שעה
בלי קשר לעזיבה, ענה על שאלה אחת לגבי כל אחד משלושת האנשים המרכזיים בעסק: אם הוא היה מודיע מחר, מה בדיוק היה נעצר. רשום את התשובות. כל פריט ברשימה הזו הוא נקודת תלות, ורוב הפריטים ניתנים לפירוק בשעה של תיעוד או בהכשרה של אדם שני. עדיף לעשות את זה כשלא קורה כלום.
הפרידה עצמה
שווה להשקיע בסיום הגון גם כשזה מרגיז. בשוק הישראלי, שהוא קטן ומקושר, העובד שעזב יפגוש את הצוות שלך שוב, ימליץ או לא ימליץ עליך, ולפעמים יחזור. עסקים שמסיימים יפה מקבלים מכך ערך שקשה למדוד אבל קל לזהות: הם מגייסים יותר בקלות, כי יש מי שמדבר עליהם טוב מבחוץ.
